La plupart des logiciels vous remettent un espace vide et vous souhaitent bonne chance. Offra fait l'inverse : les trois premières minutes servent à décrire votre entreprise, pas votre appel d'offres. Tout ce que le système fera ensuite — préremplir une réponse, juger si une exigence est déjà couverte, évaluer si une soumission vaut l'effort — s'appuie sur ce qu'il sait de vous.
Voici ce que contiennent réellement ces dix minutes, y compris ce qui n'est pas inclus dans tous les forfaits.
Minutes 1 à 3 : votre entreprise, avant tout appel d'offres
Il n'y a pas de formulaire d'inscription libre-service. Un compte vous arrive de deux façons — un collègue vous invite, ou quelqu'un de votre équipe souscrit un forfait — et les deux mènent à la même page d'activation, où vous choisissez un mot de passe.
Ensuite, vous restez sur « Configurons votre espace de travail » jusqu'à ce que ce soit fait. Trois étapes, un compteur « Étape 1 sur 3 », et un « Passer pour l'instant » sur chacune.
Étape 1 — « Votre entreprise ». Le raccourci vaut la peine : collez l'adresse de votre site dans « Site web de l'entreprise » et appuyez sur « Extraire ». Offra lit vos pages publiques et préremplit votre dénomination, votre adresse, votre téléphone et vos services, puis vous le dit franchement — Nous avons prérempli ces champs à partir de votre site web. Veuillez les réviser et les compléter avant de continuer. Révisez-les : l'extraction est une longueur d'avance, pas une source de vérité. « Saisir manuellement » reste disponible si votre site est mince.
Vous ne trouverez aucun sélecteur de marché. Votre région se déduit du pays et de la province ou de l'État que vous saisissez, et elle détermine plus qu'il n'y paraît : la langue par défaut de l'interface, les champs de qualification qu'on vous demande (RBQ et NEQ au Québec, licences d'État aux États-Unis) et les sources publiques qui alimenteront vos opportunités.
Étape 2 — « Vos domaines d'expertise ». Le langage courant suffit : pavage routier, conduites d'eau, béton structural, rénovation de bâtiments. C'est à cela qu'un appel d'offres sera comparé. La même étape porte l'interrupteur de protection contre l'entraînement des modèles, activé par défaut : vos documents restent hors de l'entraînement, sans empêcher Offra de les lire pour faire l'analyse.
Étape 3 — « Invitez votre équipe ». Tout le monde est invité comme membre ; la promotion en administrateur se fait après, dans Paramètres → Membres.
Vous pouvez passer les trois. Ça se paie plus tard : un espace de travail qui ne connaît rien de votre entreprise n'a rien à quoi confronter une exigence.
Minute 3 : la visite guidée, et les couronnes
La visite se propose une seule fois, automatiquement, à votre première arrivée au tableau de bord. Dix-sept étapes, et elle pilote la vraie application plutôt qu'une vidéo : de vrais écrans, sur une soumission de démonstration — une réfection de toiture fictive. Elle ne touche jamais vos données et n'apparaît jamais dans votre liste de soumissions. Vous pouvez la quitter et la reprendre depuis le bouton en forme d'étincelles de l'assistant d'aide.
Quatre de ces dix-sept étapes portent une couronne « Business » — démarrer une soumission à partir du radar d'opportunités, l'intelligence de gain, la réponse rédigée par l'IA dans une tâche, et l'analyse approfondie. Elles sont démontrées en fonctionnement quel que soit votre forfait, c'est le rôle d'une visite guidée, mais l'essai mérite d'être dit clairement : l'essai gratuit de 14 jours se fait sur le forfait Professionnel, pas sur Business. Si c'est par là que vous êtes arrivé, quatre des dix-sept étapes vous montrent des capacités que votre espace n'a pas encore. Autant le lire ici que le découvrir le lendemain.
Minutes 4 à 6 : importer un vrai appel d'offres
« Nouvelle soumission », dans le menu de gauche, ouvre deux zones de dépôt.
Celle de gauche, « Documents de l'appel d'offres », est obligatoire : tout ce que le donneur d'ouvrage a publié, en PDF, Word ou Excel, en n'importe quel nombre. Inutile de les trier ou de les renommer — déterminer la nature de chaque fichier (instructions aux soumissionnaires, formulaires, devis techniques, bordereau) fait partie de l'analyse.
Celle de droite, « Votre soumission », est optionnelle et trop souvent négligée. Elle accepte votre estimation, vos formulaires partiellement remplis, une ébauche de réponse. L'ajouter tout de suite change ce que la première analyse vous rend : la couverture et les écarts, au lieu d'une simple liste d'exigences. Une zone d'instructions permet aussi d'orienter l'IA pour cet appel d'offres précis — l'appel d'offres interdit la sous-traitance, insistez sur nos équipes internes.
Puis l'analyse démarre, et prend de cinq à dix minutes. Elle lit chaque fichier, extrait les exigences, les dates clés et les critères d'évaluation, construit la matrice de conformité et vérifie votre base de connaissances. Vous n'avez pas à la regarder tourner : vous êtes averti quand c'est prêt. Ce qui est la réponse honnête à ce que contiennent ces dix premières minutes — une bonne partie, c'est de l'attente.
Minutes 6 à 10 : lire ce qui revient
L'« Aperçu » s'ouvre sur un indice de préparation et sur ce qui reste à traiter, chaque section étant accessible de là.
« Documents à produire » se trouve au-dessus de la liste des tâches, et c'est la section qu'il vaut le plus la peine de comprendre tôt. Elle regroupe des exigences éparpillées par livrable, et étiquette chacun selon ce qu'il exige vraiment de vous : « À remplir » pour un formulaire fourni par l'appel d'offres, « À partir d'un modèle », « À créer » pour un document à rédiger de zéro, « À fournir » pour une pièce que vous détenez déjà, ou « À obtenir » lorsqu'un tiers doit l'émettre — caution, registre, laboratoire. Cette dernière étiquette est celle qui sauve des soumissions, parce qu'obtenir prend des jours que personne n'avait prévus. Chaque document affiche sa propre progression et un commutateur « Seulement ce document » pour restreindre la liste des tâches. C'est inclus dans tous les forfaits.
En dessous, les tâches en trois groupes : « À corriger », « À compléter », « Complété ». À la première visite, seul À corriger est déplié — c'est celui qui a des conséquences.
Ouvrez une tâche et vous obtenez l'exigence, et sa source. Le tiroir de source a deux onglets : la page telle qu'elle est, avec le passage surligné, et le « Texte extrait », c'est-à-dire ce que l'IA a réellement lu. S'y ajoute un indice de confiance qui vous dira quand la correspondance n'est qu'approximative plutôt qu'exacte. Un outil qui montre où il hésite est plus utile qu'un outil qui le cache.
Les « Dates clés » et les « Notes légales importantes » sont les deux dernières sections à ouvrir dès le premier jour : toutes les échéances extraites des documents, avec la date limite de dépôt signalée, et les cautionnements, garanties et clauses à risque classés selon leur importance pour votre décision, chacun relié à sa page source.
Les fichiers, après la première passe
La gestion des fichiers est conçue pour un fait simple : les appels d'offres changent. Les fichiers de soumission conservent un historique de versions, se téléchargent à l'unité ou en archive, et supprimer un fichier d'une soumission déjà analysée fait apparaître une bannière « Relancer l'analyse » au lieu de laisser des résultats périmés en place — l'analyse précédente est versionnée, pas perdue. Les fichiers Excel obtiennent un aperçu feuille par feuille, pour voir ce qu'Offra a compris d'un classeur.
La « Base de connaissances » compte trois onglets : les entrées, les documents d'entreprise et les soumissions passées. Le deuxième compte plus qu'il n'en a l'air — les documents d'entreprise sont le seul bassin que l'analyse peut relier directement à une tâche. Votre attestation d'assurance, votre licence RBQ et vos preuves de constitution ont donc leur place là, et non dans un dossier sur le bureau de quelqu'un. Offra y lit les dates d'expiration. Et chaque soumission passée que vous importez améliore les réponses de la prochaine : c'est la partie qui compose.
Ce qui relève de Professionnel, et ce qu'ajoute Business
Dans tous les forfaits : l'importation et l'analyse complète, les documents à produire, le tableau des tâches, la traçabilité jusqu'à la source, les dates clés, les notes légales, toute la base de connaissances incluant les documents d'entreprise, et la visite guidée.
Business ajoute les capacités qui lisent le marché et votre propre historique : le radar d'opportunités, qui remonte les appels d'offres publics ouverts classés pour votre entreprise ; l'intelligence de gain, avec une évaluation de vos chances et une fourchette de prix ; la réponse suggérée à l'intérieur d'une tâche ; l'analyse approfondie, qui documente une tâche précise et rédige une réponse complète avec ses sources ; et la liaison automatique à l'avis public, qui est ce qui rend le suivi des addendas automatique plutôt que manuel.
Le forfait Professionnel est dimensionné pour trois appels d'offres par mois et trois utilisateurs ; Business, pour vingt et dix. Les quantités et les prix courants sont sur la page des prix — et il vaut la peine de savoir qu'un plafond peut être relevé sans changer de forfait si le seul point de friction est le volume.
Après ces dix minutes
Vous repartez avec un espace de travail qui connaît votre entreprise, un appel d'offres lu d'un bout à l'autre, et une liste précise de ce qui reste à faire, avec une source derrière chaque ligne.
Ce que vous n'avez pas, c'est une soumission terminée, et Offra assume cette frontière : l'outil lit, extrait, recoupe et signale ; les décisions — soumissionner ou non, à quel prix, quoi signer — restent à votre équipe.
À lire aussi : les cinq documents qui coulent un appel d'offres.
