La plupart des dossiers d'appel d'offres sont ouverts dans le même ordre. Les plans d'abord, parce que ce sont les travaux. Puis le devis, parce que c'est là que les travaux sont définis. Les instructions aux soumissionnaires se lisent quelque part vers la fin, souvent par la personne qui monte l'enveloppe.
Cet ordre est à l'envers. Les plans disent en quoi consistent les travaux. Les instructions aux soumissionnaires disent si votre soumission sera seulement ouverte, et toutes les règles capables de mettre fin à votre participation se trouvent dans ce seul document.
Ce que le document encadre réellement
Les instructions aux soumissionnaires constituent le contrat de procédure du processus de soumission lui-même. Elles ne portent pas sur les travaux. Elles portent sur qui peut soumissionner, ce qui doit être déposé, sous quelle forme, pour quand, et ce qui arrive quand l'un de ces éléments cloche.
C'est aussi un document court — une fraction de la longueur des sections techniques — et c'est la seule partie du dossier que lit la personne qui décide de vous rejeter ou non.
1. Qui est admissible, et qui peut signer
Les clauses d'admissibilité sont celles qui mettent fin à une soumission avant qu'elle commence. Licence RBQ dans la bonne sous-catégorie, autorisation de l'AMP quand le contrat l'exige, inscription au registre des entreprises, règles sur les consortiums, et limites sur le nombre de soumissions qu'une même entité peut déposer.
L'autorité de signature est la moitié plus discrète. Le document nomme habituellement qui peut lier l'entreprise, et un formulaire signé par un chargé de projet là où un dirigeant était exigé est un vice qu'aucun prix concurrentiel ne répare.
2. Les modalités de dépôt
Format, support, structure des enveloppes, nommage des fichiers, séparation ou non du prix et de l'offre technique, et traitement d'un téléversement tardif par le portail. Cela se lit comme du secrétariat et s'applique de façon absolue.
Le détail à trouver tôt, c'est la définition de « à temps ». Certains donneurs d'ouvrage considèrent une soumission reçue quand le téléversement se termine ; d'autres quand il commence. Pour un gros fichier sur une connexion lente à 14 h 58 pour une clôture à 15 h, les deux définitions ne donnent pas le même résultat.
3. Le régime des questions et des addendas
Deux dates comptent ici, et elles coïncident rarement : le dernier jour où vous pouvez poser une question, et le dernier jour où le donneur d'ouvrage peut émettre un addenda. L'écart entre les deux est une fenêtre où la portée peut changer sans que vous puissiez encore la questionner.
Le document précise aussi comment les addendas doivent faire l'objet d'un accusé de réception, et c'est généralement là que se trouvent le formulaire précis et l'exigence de les nommer par numéro. Lisez-le à cet endroit plutôt que de le découvrir dans le quatrième addenda.
4. Ce que le donneur d'ouvrage a défini comme non conforme
La plupart des instructions aux soumissionnaires distinguent les vices qui entraînent obligatoirement le rejet de ceux que le donneur d'ouvrage peut considérer comme des irrégularités mineures. Cette distinction est écrite, et elle mérite une lecture attentive : elle vous dit exactement où se situe le plancher.
Ne traitez pas une irrégularité mineure comme sans conséquence. Le texte dit que le donneur d'ouvrage a le droit de passer outre, pas qu'il le fera.
5. Ce que le donneur d'ouvrage se réserve
La clause de réserve se trouve habituellement à la fin du document et c'est la moins lue. Elle réserve couramment le droit de rejeter toutes les soumissions, de négocier avec le plus bas soumissionnaire, d'octroyer par lots, d'annuler sans motif et de retenir autre chose que le plus bas prix.
Rien de tout cela n'est inhabituel. Cela compte parce que le texte vous dit dans quel type de concours vous êtes réellement entré. Un appel d'offres qui se réserve l'octroi par lots pose un problème de soumission différent d'un autre, et c'est connaissable dès le premier jour.
Lisez-les en premier
L'argument pour lire les instructions aux soumissionnaires avant les plans n'est pas qu'elles sont plus intéressantes. C'est qu'elles constituent le seul document du dossier capable de vous disqualifier, et le moins coûteux à lire.
Vingt minutes passées là le premier jour vous disent si l'entreprise est admissible, si l'échéancier est réaliste, ce que le dépôt exige vraiment et où se trouvent les règles de rejet. Tout cela change la façon dont les trois prochaines semaines seront occupées, et rien de tout cela ne se lit dans les plans.
Les travaux sont ce pour quoi vous serez payé. Les instructions aux soumissionnaires sont ce à quoi vous devez survivre pour vous y rendre.
