Le plus bas prix est simple à perdre. Ou bien vous aviez le plus bas prix conforme, ou bien non, et la leçon d'après est arithmétique.
L'évaluation pondérée, c'est autre chose, et les entreprises habituées au plus bas prix la lisent mal de façon constante. Elles traitent les sections de qualité comme une formalité qui les sépare de l'enveloppe de prix, les rédigent la veille, puis concluent que le processus était subjectif quand les notes reviennent basses.
La structure, dans l'ordre où elle se déroule
Sous le régime québécois des contrats publics et la plupart des cadres comparables, la qualité et le prix sont déposés séparément et ouverts séparément. Le comité de sélection note l'enveloppe de qualité sans connaître le prix d'aucun soumissionnaire.
Chaque critère porte une pondération annoncée et est noté selon une échelle décrite. Une note de passage minimale par critère est courante — soixante-dix pour cent est le chiffre habituel — et c'est un seuil, pas une cible. Une soumission qui tombe sous ce seuil à un seul critère est généralement écartée, peu importe la solidité du reste et peu importe le prix.
Ce n'est qu'ensuite que le prix est ouvert, et seulement pour les soumissions qui ont passé. Le classement final combine la note de qualité et le prix par une formule inscrite aux documents d'appel d'offres.
Ce que fait réellement cette formule
L'arithmétique précise varie, mais la forme est constante : la note de qualité améliore le prix sur lequel vous êtes effectivement jugé, si bien qu'une soumission mieux notée peut l'emporter à un montant plus élevé.
Deux conséquences en découlent, et elles constituent toute la raison de lire la formule avant d'écrire quoi que ce soit.
La première : la valeur d'un point de qualité se calcule. L'appel d'offres vous donne la formule ; vous pouvez donc déterminer ce que vaut, en dollars, une amélioration de cinq points face à un prix concurrent réaliste. Cela transforme « faut-il investir dans cette réponse » d'une intuition en un nombre.
La seconde : au-dessus du seuil, les points de qualité et le prix sont réellement échangeables. En dessous, ils ne le sont pas du tout — un critère sous le minimum met fin à la soumission. L'effort va d'abord à franchir chaque seuil, et seulement ensuite à maximiser le total.
Ce qu'un comité a le droit de récompenser
C'est la partie la plus souvent mal comprise. Les membres du comité notent ce qui est écrit dans la soumission, selon une grille qu'ils n'ont pas conçue, et ils ne peuvent généralement pas tenir compte de ce qu'ils savent par ailleurs de votre entreprise.
L'implication est brutale. Votre réputation auprès de ce donneur d'ouvrage, le projet que vous lui avez livré il y a deux ans, et le fait que tout le monde dans la salle vous sait compétent valent zéro, à moins de figurer au document comme une preuve répondant à un critère.
Les entreprises les mieux établies sont celles qui notent le plus mal à ce jeu, pour une raison prévisible : elles écrivent comme si le lecteur les connaissait déjà.
Pourquoi une section est mal notée
Presque toujours parce qu'elle affirme au lieu de démontrer. « Nous possédons une vaste expérience de projets de cette nature » n'est pas notable — il n'existe aucune échelle sur laquelle un comité puisse le placer.
L'inverse est précis et ennuyeux. Nommez le projet, le donneur d'ouvrage, la valeur, l'année, la contrainte qui le rend comparable, et la personne de ce projet affectée à celui-ci. Un évaluateur peut situer cela sur une échelle. Il ne peut pas y situer un adjectif.
Il en va de même pour la méthodologie. Un énoncé de méthode générique décrit comment fonctionne la construction. Un énoncé qui obtient des points traite la contrainte précise du présent appel d'offres — le bâtiment occupé, l'échéancier d'hiver, le phasage autour d'une installation en service — et dit ce que l'entreprise fera à ce sujet.
Lisez la grille avant d'écrire
La grille est publiée. Elle énumère les critères, leur pondération et, la plupart du temps, les éléments recherchés par chacun.
Répondez-y dans sa propre structure et dans ses propres termes, critère par critère. Un évaluateur qui note quinze soumissions selon une grille ne devrait pas avoir à chercher dans votre document ce qu'il est en train de noter, et une réponse organisée selon la grille plutôt que selon votre récit préféré obtient systématiquement de meilleures notes à contenu égal.
Cette mise en correspondance — le critère de la grille et la preuve, dans vos propres dossiers, qui y répond — est un travail qu'Offra cherche à raccourcir : extraire chaque critère et sa pondération, les confronter à votre profil d'entreprise, à vos projets antérieurs et à vos attestations, et montrer ce qui est déjà couvert, partiellement couvert ou manquant avant que la rédaction commence. Le jugement sur ce qu'il faut affirmer, et comment, reste à l'équipe qui soumissionne.
