Sur la plupart des soumissions, une part importante du prix arrive dans les dernières heures, en provenance d'entreprises qui ne sont pas les vôtres, dans des formats que vous n'avez pas choisis. L'entrepreneur général doit ensuite en tirer un montant défendable avant la clôture.
Tous les estimateurs ont un jour décidé de régler cela en relançant les sous-traitants plus tôt. Ça ne fonctionne pas, et il vaut la peine de comprendre pourquoi avant d'y consacrer un autre cycle.
Pourquoi ils arrivent tard, et pourquoi ça ne changera pas
Les sous-traitants soumissionnent sur le même appel d'offres, sous la même échéance, auprès de plusieurs généraux à la fois. Donner un prix tôt à l'un d'eux, c'est s'engager avant que leurs propres fournisseurs aient répondu, et s'exposer à voir leur prix magasiné.
Retenir le prix jusqu'aux dernières heures n'est pas de la désorganisation. C'est la stratégie rationnelle compte tenu de leur position, et aucune gestion de relation ne change cette incitation. Planifiez en conséquence, comme pour une condition fixe du métier plutôt que pour un défaut à corriger.
1. Préparez la place avant que le prix existe
La version coûteuse d'un prix tardif, c'est celui qui arrive dans une estimation où aucune place ne l'attend. Le montant doit être compris, comparé, saisi, puis propagé dans les majorations, le cautionnement et les taxes, sous pression.
La version économique, c'est une ligne qui existe déjà, portant une valeur provisoire, avec la structure de majoration déjà appliquée. Le prix qui entre remplace un chiffre et le total se met à jour. Cette différence relève entièrement de la préparation, et elle est disponible dès le premier jour.
2. Comparez la portée, pas le prix
Deux prix pour le même corps de métier ne portent presque jamais sur les mêmes travaux. L'un inclut le levage, l'autre présume qu'il est fourni. L'un porte la protection saisonnière, l'autre l'exclut. L'un chiffre le produit spécifié, l'autre une variante qui sera approuvée ou non.
Classer des prix sans normaliser la portée est la façon la plus courante de remporter une soumission pour la mauvaise raison. L'économie apparente est un trou qui devient le vôtre après l'octroi.
Normalisez avant de comparer : dressez ce que chaque prix inclut, ce qu'il exclut et ce qu'il présume fourni par quelqu'un d'autre. Le prix normalisé le plus bas n'est fréquemment pas le plus bas montant reçu.
3. La somme des exclusions, c'est votre trou
Chaque prix de sous-traitant porte des exclusions. Prises une à une, elles paraissent raisonnables et chacune est un petit élément négociable. Ensemble, elles constituent l'écart entre la somme de vos prix et la portée que l'appel d'offres vous oblige à livrer.
Personne ne possède cet écart par défaut, et c'est précisément pour cela qu'il passe. Il n'apparaît sur aucun prix, dans aucun corps de métier, et sur aucune ligne de l'estimation.
Tenez cette somme comme une liste courante, en regard des exigences de l'appel d'offres plutôt qu'en regard des corps de métier. La question n'est pas de savoir si chaque prix est complet selon ses propres termes — c'est de savoir si la portée de l'appel d'offres est couverte une fois tous les prix mis bout à bout.
4. Fixez la règle de substitution d'avance
Quand un prix entre quarante minutes avant la clôture, huit pour cent sous la valeur provisoire portée, il n'y a pas le temps de l'évaluer correctement. La décision se prend alors à l'instinct, sous pression, par la personne qui tient le chiffrier.
Fixez la règle pendant que la salle est calme. Quel écart déclenche une vérification de portée plutôt qu'une substitution. Qui est autorisé à retenir le prix d'une entreprise absente de la liste approuvée. Ce qu'il advient d'un prix arrivé après l'heure de tombée interne. Écrites d'avance, ce sont des politiques. Décidées sur le moment, ce sont les idées de la personne la plus fatiguée de la salle.
5. Rendez la dernière heure au prix
Une heure de tombée interne plus hâtive que la clôture de l'appel d'offres est le contrôle le plus efficace ici, et elle est impopulaire pour une raison évidente : elle donne l'impression de laisser de l'argent sur la table.
Ce n'est pas le cas. Elle déplace l'échéance d'une décision jusqu'à un moment où la décision peut encore se prendre correctement. La dernière heure avant une clôture publique devrait servir à vérifier l'enveloppe de dépôt, pas à rechiffrer un corps de métier.
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